Política de tratamiento de datos personales

Esta política explica qué datos personales recolecta Sovialis, para qué los usa, con quién los comparte y cómo puedes ejercer tus derechos. Desarrolla la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25). Se aplica a todas las bases de datos, físicas o electrónicas, que Sovialis trata, y la deben cumplir sus administradores, su personal contratista y sus encargados.

Responsable del tratamiento y canales

• Responsable: Sovialis.
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Sitio web: sovialis.com.
• Correo de protección de datos y PQRS: equipo.sovialis@gmail.com.
• Otros canales: el teléfono y el WhatsApp publicados en el pie de página de este sitio.

El área de Protección de Datos Personales de Sovialis, a cargo de la persona que designe la representación legal, atiende las consultas y los reclamos de los titulares.

Datos que tratamos y para qué

Sovialis recolecta solo los datos pertinentes para cada finalidad, pide la autorización a más tardar al recolectarlos e informa para qué se usan. No usa medios engañosos para obtenerlos.

Personas que nos escriben o piden una cotización

Cuando usas el formulario, el WhatsApp o el teléfono, tratamos tu nombre, tu número de celular o WhatsApp, tu correo (si lo das), la zona o el barrio del servicio, el tipo de servicio que te interesa, para quién es y el mensaje que escribas. También registramos la página desde la que nos escribiste y, si llegaste por un anuncio, la campaña de origen.

Finalidades:

• responder tu solicitud y contactarte por el canal que elegiste;
• preparar y enviarte la cotización;
• coordinar el servicio si decides contratarlo;
• medir qué canales y campañas funcionan, con datos agregados.

Clientes (quien contrata el servicio)

Datos de identificación, contacto, dirección, facturación e historial de pagos. Finalidades:

• celebrar y ejecutar el contrato, programar los servicios y hacer su seguimiento;
• facturar, recibir pagos y gestionar la cobranza solo por los canales que autorices, conforme a la Ley 2300 de 2023;
• atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, y medir la satisfacción con el servicio;
• consultar o reportar información ante operadores de información financiera, solo con autorización previa y expresa, conforme a la Ley 1266 de 2008;
• enviar información comercial, solo con una autorización separada que puedes revocar cuando quieras;
• cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

Personas cuidadas (usuarios del servicio)

Datos de identificación, contacto, dirección del servicio, personas de contacto y de urgencia, rutinas, preferencias y la información del plan de cuidado y de la bitácora del servicio. Finalidades:

• prestar, programar, coordinar y hacer seguimiento al cuidado;
• entregar a quien presta cada servicio, como encargado del tratamiento, solo la información necesaria para hacerlo con seguridad;
• atender urgencias, informando a la línea 123, a los servicios de emergencia, a la EPS o a la institución de salud lo necesario para atender a la persona;
• comunicarnos con quien contrató el servicio y con las personas de contacto designadas;
• gestionar incidentes y reclamaciones;
• elaborar estadísticas con datos anonimizados.

Personal contratista y aspirantes

De las cuidadoras y auxiliares que prestan servicios, y de quienes se postulan, tratamos datos de identificación, contacto, formación, certificados, inscripción en el ReTHUS, referencias, resultado de la consulta de antecedentes en fuentes públicas, afiliación a la seguridad social, datos bancarios y tributarios, disponibilidad y servicios prestados. La fotografía y los datos de salud son opcionales. Finalidades:

• verificar identidad, formación, experiencia, referencias y antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales;
• gestionar el contrato de prestación de servicios: ofrecer solicitudes, pagar honorarios, verificar aportes y hacer la afiliación a la ARL;
• informar a las familias el nombre, el perfil y la formación de quien atiende a su familiar;
• cumplir obligaciones tributarias, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo.

Los datos de aspirantes que no sean seleccionados se conservan hasta por doce (12) meses para futuras convocatorias, si lo autorizaron; si no, se suprimen al terminar el proceso.

Navegación en este sitio

El sitio usa cookies técnicas y, solo si las aceptas, cookies de medición y publicidad. Los detalles están en la política de cookies.

Datos sensibles y de menores

Datos de salud. Este sitio web no pide datos de salud: el formulario solo solicita datos de contacto y del servicio, y te pedimos no escribir diagnósticos en el campo de mensaje. Cuando contratas, la información de salud de tu familiar (diagnósticos, medicamentos, alergias, movilidad, estado cognitivo) se trata solo con autorización explícita. Te informamos que no estás obligado a darla, cuáles datos son sensibles y para qué se usan, y ninguna actividad se condiciona a que los entregues (artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015). Sin autorización, solo se tratan en los casos que permite la ley, como una urgencia médica en la que no sea posible obtenerla a tiempo (artículos 6 y 10 de la Ley 1581 de 2012).

Los datos sensibles se comparten solo con quien cuida a la persona y en la medida necesaria, se protegen con controles de acceso reforzados y no se envían por mensajería más allá de lo indispensable para la seguridad del servicio.

Personas mayores y personas con discapacidad. Conforme a la Ley 1996 de 2019, las personas mayores de edad con discapacidad tienen capacidad legal y dan la autorización por sí mismas, con los apoyos y ajustes razonables que necesiten. Cuando actúa una persona de apoyo con facultades de representación, verificamos el documento que la acredita. Si la persona no puede autorizar y el tratamiento de sus datos de salud es necesario para proteger su interés vital, se aplica el literal b del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y se deja constancia de quién firmó en su nombre.

Niños, niñas y adolescentes. Sovialis atiende principalmente a personas mayores. Si el usuario de un servicio es menor de edad, sus datos se tratan solo si se respeta su interés superior y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012). La autorización la da su representante legal, después de escuchar la opinión del menor según su madurez. En esos casos, antes de que una persona preste el servicio, consultamos con su autorización el registro de inhabilidades por delitos sexuales contra menores (Ley 1918 de 2018, modificada por la Ley 2375 de 2024). No enviamos publicidad a menores de edad.

Derechos de los titulares

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular de los datos tienes derecho a:

• conocer, actualizar y rectificar tus datos, incluidos los parciales, inexactos o incompletos;
• pedir prueba de la autorización que diste, salvo cuando la ley no la exige;
• saber, si lo pides, qué uso le hemos dado a tus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante Sovialis;
• revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos;
• acceder gratis a tus datos personales.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado (acreditando esa calidad), quien actúe por estipulación a favor de otro y, en el caso de menores, quienes estén facultados para representarlos.

Procedimiento de consultas y reclamos

Consultas. Puedes consultar tus datos por cualquiera de los canales. Respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que recibimos la consulta. Si no es posible en ese plazo, te explicamos el motivo y te damos una nueva fecha, que no puede pasar de cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos. Para corregir, actualizar o suprimir datos, o revocar la autorización, envía un reclamo con tu identificación, la descripción de los hechos, la dirección donde quieres recibir la respuesta y los documentos que quieras hacer valer. Si está incompleto, te pedimos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entiende que desististe. Cuando el reclamo está completo, marcamos el dato con la leyenda «reclamo en trámite» dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y respondemos en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, te informamos el motivo y la nueva fecha, que no puede pasar de ocho (8) días hábiles adicionales (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

La revocatoria y la supresión no proceden cuando tienes un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Solo puedes acudir a la SIC después de agotar este trámite (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012). Para otras peticiones, quejas y reclamos sobre el servicio, usa el canal de contacto.

Transmisión a encargados y almacenamiento

Sovialis transmite datos a encargados que los tratan por su cuenta: la persona contratista que presta cada servicio y proveedores de tecnología, como alojamiento y procesamiento en la nube, correo electrónico, firma electrónica y facturación electrónica.

Este sitio y la herramienta de gestión de Sovialis se alojan en la infraestructura de Cloudflare, Inc., cuyos servidores pueden estar fuera de Colombia, entre otros en los Estados Unidos. Ese envío es una transmisión internacional a un encargado, regida por un contrato con las obligaciones del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015: tratar los datos según los principios de la ley, protegerlos y guardar confidencialidad. Los Estados Unidos figuran en la lista de países con nivel adecuado de protección de la SIC.

Algunos proveedores de mensajería, como WhatsApp, tratan ciertos datos como responsables independientes y según sus propias políticas; por eso limitamos la información de salud que se envía por esos canales. Sovialis no vende datos personales. Solo los transfiere a otros responsables con tu autorización o en los casos que permite la ley, como una urgencia médica o el requerimiento de una autoridad.

Seguridad. Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales a la sensibilidad de los datos: acceso por roles con el mínimo privilegio, conexiones cifradas (HTTPS), copias de respaldo, acuerdos de confidencialidad con el personal y los proveedores, entrega al personal solo de la información necesaria para cada servicio y gestión de incidentes de seguridad, con reporte a la SIC cuando la ley lo exige.

Conservación. Tratamos los datos durante el tiempo necesario para las finalidades que justificaron su recolección. Después los suprimimos o anonimizamos, salvo que debamos conservarlos por una obligación legal o contractual, como los libros y papeles del comerciante, que se guardan diez (10) años (artículo 28 de la Ley 962 de 2005), o para atender reclamaciones. Consulta también los términos y condiciones del servicio.

Vigencia

Esta política rige desde el 4 de octubre de 2026 y está publicada en sovialis.com/politica-de-tratamiento-de-datos/. Las bases de datos permanecen vigentes mientras Sovialis desarrolle su actividad y subsistan las finalidades del tratamiento.

Si hacemos cambios sustanciales, te los informaremos antes de aplicarlos por los canales registrados y en este sitio; si cambia la finalidad del tratamiento, pediremos una nueva autorización. Sovialis adopta un manual interno de políticas y procedimientos para cumplir la ley e inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando esté obligada a hacerlo.